En una entidad comercial el número de cuentas que se utilizan depende de la cantidad de operaciones que esta realiza y el análisis que de estas se haga, debido a que entre más detallada sea la información, el número de cuentas que se utilice para el registro de estas operaciones aumentará, por ejemplo: en una empresa de transformación que laboré, la primer actividad que me tocó realizar fue la de capturista, ¿y qué creen que me dieron a capturar?, efectivamente el catálogo de cuentas, cuando vi el número de registros no lo podía asimilar, fueron casi cuatro mil datos capturados entre cuentas, que se dividen en subgrupos o subcuentas, hasta completar cuatro niveles debido a la clase de giro y otras actividades relacionadas con la distribución de productos a otras cuatro empresas más.
A continuación te dejo un extracto del libro el catálogo de cuentas como herramienta de aprendizaje contable de Padilla Chávez Francisco Javier que habla sobre el catálogo de cuentas y la naturaleza y movimientos de estas.
Catálogo de cuentas
Concepto y finalidad
El catálogo de cuentas es un documento que tiene una lista analítica y ordenada de las cuentas o partidas que se emplean en el registro de las operaciones contables de una empresa. También es entendido como una lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema contable de una entidad con el fin de identificar sus nombres y/o números correspondientes, regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de una empresa.
El catálogo de cuentas puede considerarse como una importante herramienta de aprendizaje contable debido a que al avanzar en el análisis de su diseño y estructuración, el estudiante puede ir adquiriendo paulatinamente conocimientos contables, mismos que le mostrarán las clasificaciones y tratamiento de las diferentes cuentas que lo integran, además reafirmará su conocimiento de los conceptos por los cuales éstas se deben cargar y abonar, así como su naturaleza. También se familiarizará con diversos e importantes términos y definiciones que le permitirán obtener un lenguaje técnico apropiado.
El diseño y estructuración del Catálogo de Cuentas reviste tal importancia que para su elaboración debe hacerse un análisis profundo y sistemático de las operaciones presentes y futuras que en un momento determinado pudiera tener una empresa o negocio.
Un adecuado diseño permite además de un claro entendimiento contable de las operaciones por parte de los usuarios (contadores, auxiliares, directivos, etcétera) una fácil y eficaz incorporación de nuevas cuentas sin tener que hacer modificaciones de último momento.
El catálogo de cuentas debe estar estructurado de una manera tal que además de estar apegado a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, y sujetarse a las políticas contables de la compañía, debe permitir la fácil comprensión de la clasificación y codificación que tiene cada cuenta permitiendo con esto que las afectaciones contables se hagan con la menor probabilidad de error posible.
Agrupación de las cuentas. Independientemente del tipo de organización y de las características particulares de la organización, la agrupación de las cuentas debe de hacerse y presentarse con un orden y secuencia contable lógicos. Cada cuenta será codificada, debiendo asignársele un número y nombre único e irrepetible en todo el catálogo.
El contenido, la agrupación y el diseño del catálogo de cuentas que se muestra a continuación, fueron estructurados de tal manera que puedan constituir para el estudiante una útil herramienta de consulta y reforzamiento. En este catálogo, entre otras cosas, se han plasmado detalles importantes en cuanto a su:
- Estructura
- Codificación
- Instructivo de las cuentas más importantes
A continuación veremos unos ejemplos de la clasificación de caja y bancos para el catálogo de cuentas:
1100 Activo Circulante
1101 Caja
1101 001 Caja (cuenta auxiliar analítica).
Caja
Se carga:
- Por los importes recibidos por el responsable de la caja y que le son entregados por concepto de pagos o abonos a la compañía. Estos pueden recibirse ya sea como efectivo o cheques.
Se abona:
- Por el importe de los cheques y efectivo que salen de la caja para ser depositados en las diversas instituciones bancarias.
Su saldo es deudor
- 1102 Fondo Fijo de Caja
- 1102 Fondo Fijo de Caja cuenta auxiliar
- 1102 001 001 Miguel de Cervantes (cajero general, turno matutino)
- 1102 001 002 Juan Rulfo (cajero general, turno vespertino)
1103 Bancos
- 1103 001 Bancos en moneda nacional
- 1103 001 001 Banamex moneda nacional
- 1103 001 001 001 Banamex cuenta 123456789 (nómina)
- 1103 001 001 002 Banamex cuenta 987654321 (proveedores)
Bancos
Se carga:
- Por los importes de los depósitos efectuados ya sea por la compañía o por terceros mediante documentos (cheques, transferencias, giros, etcétera.) o efectivo.
- Por los importes que nos acredite (nos entregue) en nuestra cuenta la institución bancaria por concepto de intereses o cargos considerados como improcedentes, etcétera.
Se abona:
- Por el importe de los cheques expedidos.
- Pagos realizados mediante giros, transferencias, órdenes de pago, etcétera.
- Por las cantidades que nos abone (nos cobre o retire de nuestra cuenta) la institución bancaria por concepto de intereses, comisiones (por aniversario, cheques expedidos, certificación de cheques, cheques devueltos, etcétera).
Su saldo es deudor.
Como puedes ver en lo estudiado líneas arriba podemos entender la importancia de la clasificación de las cuentas a través de un catalogo que nos facilita el análisis de cada una de estas, así como la naturaleza del saldo de cada una de ellas, y cuando tiene movimiento de cargo o abono dependiendo de las operaciones que se realicen durante el ejercicio. Te invito a que profundices más en el tema de las principales cuentas de la contabilidad comercial debido a su amplia e interesante área de estudio.
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