Años atrás, cuando se acercaba el cierre del ejercicio a los contadores no se les podía ni hablar mucho menos pedirles información o algún trabajo especial, el trabajo al final del ejercicio era muy laborioso demasiada información a revisar, elaborar estados financieros y sobre todo que la información fuera correcta lo que les tomaba bastante de su tiempo, hoy en día con el uso de la tecnología como todos sabemos la información se genera al instante después de realizar los registros necesarios en un sistema electrónico. A continuación te dejo un extracto del libro de Elías Lara Flores primer curso de contabilidad que nos habla sobre el tema del cierre anual del ejercicio.
Cierre anual de operaciones
Proceso contable
Al terminar el ejercicio, una vez registradas tocias las operaciones efectuadas durante el mismo, el proceso contable qlte se debe seguir para hacer el cierre anual de operaciones es el siguiente:
- 1. Se formula la balanza de comprobación con las cuentas que aparecen abiertas en el libro mayor.
- 2. Se registra por medio de la balanza de comprobación, que el registro de las operaciones se haya hecho respetando Ia partida doble.
- 3. Se comprueba que el saldo de cada una de las cuentas coincida con el de su mayor auxiliar correspondiente.
- 4. Se determina cuáles son los saldos de las cuentas que no coinciden con Ia realidad.
- 5. Se hacen los asientos de ajuste necesarios para que el saldo de cada una de las cuentas coincida con la realidad, o por lo menos sea lo más apegada a ella.
- 6. Se formula una nueva balanza en la que figuren los saldos de las cuentas ya ajustados.
- 7. Se hacen los asientos de pérdidas y ganancias para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio.
- 8. Se hace el asiento de cierre.
- 9. Se formula el estado de situación o balance general.
- 10. Se elabora el estado de resultados o estado de pérdidas y ganancias.
Para comprender mejor cada uno de los puntos del proceso anterior a continuación se trata en forma amplia y detallada cada uno de ellos.
Balanza de comprobación
Como sabemos, la balanza de comprobación es el documento por medio del cual se puede verificar si todos los cargos y abonos de los asientos del diario han sido trasladados a las cuentas correspondientes del mayor respetando el principio de la partida doble.
Para estar seguros de la exactitud de los saldos de las cuentas que contiene la balanza de comprobación es preciso examinar el saldo de cada cuenta para verificar si cada uno de ellos coincide con el de su mayor auxiliar correspondiente.
No obstante haber cumplido con el principio de la partida doble y haber comprobado que todos los saldos de las cuentas coinciden con el de su mayor auxiliar correspondiente, no es posible formular los estados financieros con ellos, aun cuando no se hayan cometido errores en el registro, debido a que, por motivos ajenos o imprevistos, no siempre coinciden con la realidad. Los motivos que originan que los saldos de las cuentas no siempre coincidan con la realidad provienen de:
a) Operaciones no reportadas.
b) Extravíos, robos o malos manejos de bienes propiedad de la empresa.
c) Activos en malas condiciones no incluidos en los inventarios.
d) Créditos de cobro dudoso.
e) Depreciación y revaluación del activo fijo.
f) Amortización y consumo del activo diferido.
g) Acumulación del activo y pasivo pendiente de registrar.
Estos y algunos otros motivos de la misma índole son la causa de que los saldos de la balanza de comprobación no concuerden, al terminar el ejercicio, con la realidad.
Asientos de ajuste
Teniendo en cuenta la explicación anterior, se requiere que antes de proceder a la formulación o elaboración de los estados financieros es preciso hacer los asientos de ajuste necesarios para que el saldo de cada una de las cuentas, al terminar el ejercicio, coincida con la realidad, o por lo menos sea Io más apegada a ella.
Balanza de saldos ajustados
Una vez efectuados los asientos de ajuste necesarios, así corno los pases de los mismos a las cuentas correspondientes del mayor, es necesario obtener de éste una relación de cuentas con los saldos ya ajustados, la cual se denomina balanza de saldos ajustados.
De acuerdo con lo anterior, Ia balanza de saldos ajustados es un documento en que aparecen los saldos de las cuentas después de haber pasado a ellas los asientos de ajustes necesarios.
A continuación se indica el proceso que se debe seguir para la formulación de la balanza de saldos ajustados, partiendo de la siguiente balanza de comprobación y tomando como base los datos que aparecen después de ella para hacer los asientos de ajuste correspondientes.
Asientos de ajuste
Para hacer los asientos de ajuste es preciso verificar que el saldo de cada una de las cuentas de la balanza de comprobación coincidan con la realidad; las diferencias detectadas son las que se deben contabilizar por medio de asientos de ajuste.
Con los saldos que figuran en las cuentas después de haber pasado a ella los asientos de ajuste se forma la balanza de saldos ajustados.
En Ia balanza de saldos ajustados no deben aparecer las cuentas que saldaron al hacer los asientos de ajuste.
Una vez formulada La balanza de saldos ajustados y después de haber comprobado que la suma de los saldos deudores es igual a la de los acreedores, se debe proceder a la determinación de Ia utilidad o de la pérdida del ejercicio, para lo cual es preciso conocer el saldo de las cuentas de capital o de resultados.
Para determinar la utilidad o Ia pérdida del ejercicio se debe traspasar el saldo de las cuentas de resultados a la de pérdidas y ganancias.
Las cuentas de pérdida del ejercicio y de utilidad del ejercicio quedan saldadas al hacer el asiento de cierre.
Asientos de pérdidas y ganancias
Los asientos de pérdiclas y ganancias, también nombrados traspasos, se hacen al terminar el ejercicio para transferir los saldos de las cuentas de resultados a la de pérdidas y ganancias, con objeto de conocer la utilidad o la pérdida del ejercicio. Los saldos de las cuentas de resultados se deben tomar precisamente de la balanza de saldos ajustados.
Para traspasar los saldos de las cuentas de resultados a la de pérdidas y ganancias se acostumbra hacer dos asientos; en el primero, se deben transferir los saldos acreedores y, en el segundo, los deudores.
En este caso, el prirner asiento se debe hacer para transferir a la cuenta de pérdidas y ganancias los saldos de las cuentas de resultados, rentas y gastos y productos financieros, que son los que aparecen con saldo acreedor.
El segundo asiento se debe hacer para transferir a la cuenta de pérdidas y ganancias los saldos de cuentas de resultados, gastos de venta, gastos de administración y otros gastos y productos que son las que, en este caso, resultaron con saldo deudor.
Después de estos dos asientos las cuentas de resultados quedan saldadas.
Si el saldo de la cuenta de pérdidas y ganancias es acreedor nos representa la utilidad y si hubiese sido deudor representaría la pérdida del ejercicio. En tal caso debería transferirse a la cuenta de pérdida del ejercicio.
Una vez trasladados los asientos de pérdidas y ganancias al libro mayor, las cuentas de resultados deben quedar saldadas, únicamente quedan abiertas las cuentas del activo, del pasivo, las complementarias de activo, la de capital y Ia de utilidad del ejercicio, que son precisamente las que se emplean para la formulación del estado de situación.
Balanza previa al balance
La balanza previa al balance general se formula con los saldos de las cuentas que quedan abiertas después de haber trasladado al libro mayor los asientos de pérdidas y ganancias
Asiento de cierre.
El asiento de cierre, como su nombre lo indica, se hace para saldar o cerrar las cuentas que quedan abiertas después de haber trasladado los asientos de pérdidas y ganancias al libro mayor.
El asiento de cierre se hace con los saldos de las cuentas que aparecen en la balanza previa al balance general.
Al trasladar el asiento de cierre al libro mayor todas las cuentas deben quedar saldadas o cerradas.
Para realizar el cierre anual del ejercicio se realizan varios pasos, como lo podemos ver en el escrito anterior, esto nos lleva a realizar un cierre en forma ordenada para poder realizar un cierre de ejercicio correcto y sobre todo que este lo mas cercano a la realidad de los valores de las cuentas y por ende la situación real de la empresa.
LARA Flores, Elías. PRIMER CURSO DE CONTABILIDAD. 24a ed. México, D.F.: Editorial Trillas, S.A. de C.V., 2012. 424 p.
ISBN: 9786071712356
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