Libros contables Introducción, aspecto legal y registro de operaciones (Parte I)

Desde tiempos inmemorables el hombre a necesitado de los registros en libros o bitácoras ya sea en piedra, papel, madera, cuero, etc., para poder llevar un control de sus pertenencias, anotaciones sobre viajes, expediciones, en fin, de registrar un sin número de actos, actividades o sucesos de cualquier tipo, las actividades contables o de comercio no iban a ser la excepción, existen registros contables de más de 5000 años a. c. en piedra o pinturas en cuevas, en la actualidad estos registros son llevados en libros contables, dichos libros son el de diario y el mayor en forma obligatoria, anteriormente se pedía en forma obligatoria además del diario y el mayor el de inventarios y balances, el cual dejo de ser obligatorio a partir de la reforma al Código de Comercio en abril del 2008.

LIBROS PRINCIPALES DE CONTABILIDAD
Los libros deben integrarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad, dicha información será congruente con el Sistema de Contabilidad Gubernamental, el cual registrará de manera armónica, delimitada y específica las operaciones presupuestarias y contables derivadas de la gestión pública, así como otros flujos y eventos económicos, al que deberán sujetarse los entes públicos. Asimismo, generará estados financieros, confiables, oportunos, comprensibles, periódicos y comparables, los cuales serán expresados en términos monetarios.

Atendiendo a la Ley de Contabilidad, lineamientos emitidos, naturaleza del ente público y de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

• Asentar en orden cronológico todas las operaciones, a nivel transaccional.
• Obtener el registro de todas las operaciones que han afectado cada cuenta, en movimientos de débito y crédito.
• Asentar, derivado de una toma física, la cantidad de existencias al final del ejercicio de los inventarios de Materias Primas, Materiales y Suministros para Producción, Almacén de Materiales y Suministros de Consumo y Bienes Muebles e Inmuebles.
• Registrar los estados y la información financiera básica del ente público.
• Permitir la completa identificación analítica de las operaciones. Para tal fin se deberán llevar los auxiliares necesarios.

Bajo el sistema de registro electrónico, se deberá grabar dicha información en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que autorice la Unidad Administrativa o instancias competentes en materia de contabilidad gubernamental.

En cumplimiento al párrafo anterior, los entes públicos deberán:

1. Almacenar en medios electrónicos todos los registros contables y presupuestarios de las operaciones y eventos económicos que afecten al ente público.
2. Garantizar la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo, debiendo asegurarse, en todo caso, la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
3. Contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad y conservación de los documentos base o soporte del registro contable-presupuestal.
4. Contar con respaldos adicionales con medidas de seguridad.
5. Generar un archivo electrónico al cierre de cada mes.
6. Generar un archivo electrónico al cierre de cada año, con las cifras emitidas en Cuenta Pública, el cual deberá generarse a más tardar en la fecha en que se entregue la misma.
7. En ningún caso se limita la posibilidad de que se tengan los libros encuadernados, empastados y foliados consecutivamente.

Para lo anterior, se deberán obtener y contar a partir del Sistema de Contabilidad Gubernamental con los Libros Diario, Mayor e Inventarios, Almacén y Balances.

A. LIBRO DIARIO
En este libro se registran en forma descriptiva todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando la cuenta y el movimiento de débito o crédito que a cada una corresponda, así como cualquier información complementaria que se considere útil para apoyar la correcta aplicación en la contabilidad de las operaciones, los registros de este libro serán la base para la elaboración del Libro Mayor.

Incluye como mínimo:
1. Datos generales del ente público: el encabezado de este libro deberá contener, el nombre del ente público, logotipo (si existiera), período, número de páginas, hora y fecha de emisión.
2. Fecha: en la que se realiza la operación señalando día, mes y año (dd/mm/aa).
3. Número de evento: el cual identifica los procesos en sus diferentes etapas.
4. Número de asiento: representa el número consecutivo de los procesos.
5. Documento fuente: que da origen a un asiento contable de acuerdo a los establecidos en el Manual de Contabilidad Gubernamental.
6. Código y nombre de la cuenta contable/presupuestal: número y nombre de la cuenta que se debita y acredita.
7. Descripción: explicación breve de la operación que se registra.
8. Monto: cifra en pesos y centavos de cada débito y crédito (x’xxx,xxx.xx).
9. Subtotal: deberá obtener la suma de las columnas del debe y el haber al final de cada una de las hojas que integre el Libro Diario (x’xxx,xxx.xx).
10. Total: deberá obtener sumas de las columnas del debe y el haber de las operaciones del Libro Diario por el período determinado (x’xxx,xxx.xx).

Muy bien, como te habrás dado cuenta los libros de contabilidad datan se puede decir que desde la existencia misma de la contabilidad, la importancia de estos libros diario y mayor se basa nada menos que en ellos se registran todas las operaciones, actos o actividades realizadas por una entidad económica, y de ahí poder recopilar toda la información financiera necesaria para todos los usuarios de esta realizando los estados financieros necesarios, ahora bien te invito a que estudies a profundidad sobre este tema debido a que es la base para tener una información financiera de calidad y sobre todo veraz.