Sabemos que los preparativos son la fase inicial del proceso de consultoría. Es una fase determinante, pues es durante los preparativos cuando consultor y cliente examinan las razones de la necesidad de la consultoría; además, de las impresiones que de aquí se desprendan se determinará si se lleva a cabo o no, la firma del contrato.
Para ahondar más en este interesante tema, comparto un fragmento del libro La consultoría de empresas: guía para la profesión, de Kubr, cuya lectura completa hemos recomendado en otras ocasiones y lo hacemos nuevamente.
Acuerdo sobre cómo proceder
Si el consultor y el cliente llegan a la conclusión de que están interesados en principio en trabajar juntos, es preciso contestar a varias otras preguntas. Con excepción de los casos más claros, que a menudo son una extensión del trabajo realizado en el pasado, no es posible iniciar una tarea inmediatamente sin efectuar un análisis preliminar del problema y planificar el trabajo. Es preciso examinar y convenir las condiciones de la colaboración. A continuación se indican las actividades que siguen a la primera reunión.
Si el cliente está dispuesto a acceder a que se efectúe un diagnóstico preliminar del problema, el examen puede pasar a ocuparse de las disposiciones relativas a ese diagnóstico y abarcar:
- el alcance y objetivo de un diagnóstico preliminar;
- los registros y la información que se han de poner a disposición;
- a quién se debe ver y cuándo;
- cómo presentar al consultor;
- las actitudes del personal con relación a los asuntos que se han de estudiar;
- cuándo se ha de concluir el diagnóstico preliminar y cómo se han de presentar las propuestas al cliente;
- la remuneración por el diagnóstico.
Además, el consultor desea ser informado acerca del procedimiento de selección. El cliente puede haber contactado a varios consultores para elegir entre diversas propuestas. En principio, debe ponérselo en 
conocimiento del consultor. En algunos casos se aplica un procedimiento regular de selección: las propuestas del consultor se tienen que presentar en una forma predeterminada y dentro de un plazo dado. El cliente se tomará entonces un tiempo (por ejemplo, de 30 a 45 días) para comparar las propuestas recibidas y proceder a su elección.
En lo que respecta al pago por el diagnóstico o estudio preliminar, la práctica imperante consiste en no cobrar un diagnóstico muy corto (digamos de uno o dos días) que el consultor necesita para preparar una propuesta para el cliente. Sin embargo, si se otorga un contrato, el consultor cobrará al cliente por el tiempo dedicado a ese diagnóstico preliminar. En cambio, si es preciso preparar un diagnóstico preliminar para un trabajo complejo y se requiere mucho más tiempo, la opinión imperante en los círculos de los consultores es que el cliente debe pagar por ese diagnóstico. Esto contribuye a evitar dos prácticas que se consideran indeseables:
– la práctica de algunos consultores de utilizar estudios gratuitos de diagnóstico como instrumento de comercialización (puesto que el consultor no puede realmente trabajar por nada, otro cliente pagará por este estudio “gratuito”); y
– la práctica de algunos clientes de acopiar un considerable volumen de información e ideas de diversos consultores (a los que se pide que efectúan el mismo estudio) sin pagar nada por ese servicio profesional.
La práctica de los estudios de diagnósticos gratuitos, que solía ser bastante común en algunos países en el pasado, tiende recientemente a desaparecer.
Fuente:
KUBR, M. La consultoría de empresas: guía para la profesión. 3. ° ed. México: Limusa (Noriega Editores), 2008. 955 p.
ISBN: 9789681859084
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