Planificación de la tarea

Luego del diagnóstico preliminar (del que hablamos en la entrada anterior) el consultor ya cuenta con suficiente información para planificar la tarea y esto es precisamente lo que el cliente está esperando en esta etapa, una vez descrito el problema, desea que el consultor presente una propuesta en la que explique qué es lo que sugiere hacer para abordar dicho problema. A continuación comparto un resumen del tema, tomado del libro La consultoría de empresas: guía para la profesión, de Kubr.

Los principales elementos de la planificación del cometido son:

Resumen de la identificación del problema

Las conclusiones del diagnóstico preliminar del problema se resumen y el consultor presenta una descripción del problema. El problema se enmarcará en la forma que proceda en el contexto más amplio de los objetivos, las tendencias y los recursos del cliente.

Objetivos que se han de alcanzar y medidas que se han de adoptar

En el plan de trabajo se esbozan a continuación los objetivos que se han de alcanzar y el tipo de actividades técnicas en que consiste el cometido.

Siempre que sea posible, los objetivos se deben presentar como medidas de rendimiento en forma cuantificada, donde se describan los beneficios que obtendrá el cliente si el cometido se completa con éxito. Se deben evitar las nociones vagas que se prestan a muchas interpretaciones diferentes.

Fases del cometido y calendario

La índole de las actividades del consultor y del cliente se modifican de una fase a otra. Ambas partes deben saber con exactitud qué espera la otra parte en cada fase. En particular, el cliente deseará saber si el cometido está avanzando hacia sus objetivos finales. Para posibilitar el control, el plan de trabajo describirá el resultado de cada fase y definirá qué informes se presentarán al cliente y en qué momento durante la realización de las tareas.

La dimensión temporal del plan de trabajo es un elemento esencial de la estrategia. ¿Qué ritmo se debe adoptar? La urgencia de las necesidades del cliente es el principal determinante, pero se deben tomar en consideración otros aspectos.

Definición de las funciones

Esta es otra dimensión estratégica de la planificación del trabajo. Una definición general de la modalidad que se va a utilizar no basta. Se han de proponer disposiciones precisas en las que se especifiquen:

– qué actividades van a realizar el cliente y el consultor;

– qué datos y documentos se prepararán y por quién;

– qué reuniones, grupos de trabajo, grupos de proyecto y otras formas de trabajo en grupo se           utilizarán y quién participará en ellos;

– qué actividades de capacitación especial e información se llevarán a cabo.

Después de una definición detallada de las funciones, el consultor puede determinar los recursos necesarios para realizar el cometido en cada fase.

Luego de la lectura anterior podemos resumir que los principales elementos de la planificación del cometido son:

• Resumen de la identificación del problema
• Objetivos que se han de alcanzar y medidas que se han de adoptar
• Fases del cometido y calendario
• Definición de las funciones

Presentar una descripción detallada y realista de cada uno de los anteriores elementos, evitará malos entendidos y permitirá al cliente examinar las repercusiones financieras, sociales, temporales, entre otras, antes de decidir si desea echar a andar el cometido. Como dice el dicho “Cuentas claras, amistades largas”, es mejor dirigirse con honestidad desde el principio y no prometer resultados que aunque se desee, no se puedan cumplir.

Fuente:

KUBR, M. La consultoría de empresas: guía para la profesión. 3. ° ed. México: Limusa (Noriega Editores), 2008. 955 p.
ISBN: 9789681859084