Sistemas administrativos

Para que los objetivos de la administración se lleven a cabo, es indispensable contar sistemas administrativos, que son un conjunto de reglas y procedimientos que regulan las actividades de la empresa. Estos lineamientos se muestran en diversas formas: instructivos, reglamentos, formatos, etc. y se aplican de manera generalizada en todas las áreas o componentes de la empresa.

La administración eficiente de proyectos obliga que se tengan sistemas adecuados para que las funciones se desempeñen apropiadamente en cada fase y etapa de los proyectos.

El desarrollo de la función de organización en el proceso administrativo conduce a la agrupación de actividades y a la asignación de responsabilidades y autoridades en la empresa o proyecto. Así, el desarrollo de esa función permite llegar a la estructura organizacional, también denominada estructura orgánica o sencillamente organización. La estructura organizacional representa las relaciones existentes entre las diversas áreas o unidades integrantes de una empresa o institución.

Aunque todas las empresas y proyectos están estructurados por tipos o actividades y líneas de comunicación, autoridad o responsabilidad, pueden adoptar diferentes formas para su organización. Estas formas pueden ser:

• Se definen las principales funciones de la empresa en el nivel más alto, estableciendo las áreas correspondientes y se crean unidades dependientes de estas áreas.
• Geográficas o regionales. Se establece una estructura territorial en la que existen responsables en cada región que reportan al gerente de la oficina central.
• Estructuras combinadas. Se pueden combinar estructuras por funciones y geográficas, por producto y geográficas o matricial, que es una combinación de organizaciones por funciones y proyectos, empleada en empresas muy grandes en las que el personal de departamentos funcionales puede elaborar un proyecto.

Las distintas fases de un proyecto requieren estructuras apropiadas para su realización, ya que en cada una de ellas se efectúan diferentes labores con equipos de trabajo con diversas características.

Fuente:

Aspectos administrativos. Universidad Nacional Autónoma de México. [Fecha de consulta: 29 de julio de 2015]. Disponible en: http://biblio.juridicas.unam.mx/libros/3/1430/11.pdf