Para entender y comprender mejor el presente tema, es necesario entender que se denomina cobranza al proceso mediante el cual se hace efectiva la percepción de un pago en concepto de una compra, de la prestación de un servicio, de la cancelación de una deuda, etc. Esta puede ser emprendida por la misma empresa que debe recibir el pago, a partir de un área dedicada especialmente a este menester, o puede encomendarse a otra institución. En el primer caso, luego de tener claros cuales son los montos que deben percibirse, una persona denominada cobrador se hace presente en los domicilios identificados para el abono del monto estipulado.
Tradicionalmente y en general, la mayoría de las empresas han considerado que las funciones de crédito y cobranza están integradas en un sólo departamento, de tal forma que sea una sola persona la responsable de la correcta aplicación de las normas, políticas y técnicas establecidas, pudiendo ser Director, Gerente, Jefe, etc. dentro de la estructura organizacional.
La función que nos ocupa en muchos casos ha estado subordinada al ejecutivo financiero, sin embargo, hay que cuidar que el funcionario encargado no esté en niveles inferiores al gerente de ventas, ya que puede ser manipulado por éste y en realidad se necesita de una persona con la autoridad suficiente que pueda defender sin mayores problemas sus puntos de vista en beneficio de los intereses de la empresa.
Para contrarrestar o minimizar el riesgo crediticio, uno de los objetivos del responsable del área será el operarlo, pero corriendo el menor riesgo para la empresa. Para cumplir con el objetivo anterior, tendrá que investigar con la profundidad que amerite cada crédito que estudie, así como ratificaciones, aumentos, disminuciones, cancelaciones, etc., a las líneas de crédito, recurriendo a visitar los establecimientos de los clientes para conocer sus instalaciones, inventarios y en general todo lo que considera importante, de tal manera que tenga elementos de juicio para una decisión adecuada. Afortunadamente, para disminuir ese riesgo se cuenta con fuentes que puedan servir de información sobre un cliente y que son: a.- Fuentes Directas: – Solicitud de Crédito, – Archivos Propios, -Visita Personal, -Estados Financieros, -Etc. Y b.-Fuentes Indirectas: – Informes Bancarios, Informes Comerciales, – Informes de Proveedores, – Informes de Competidores, -Etc.
De esto que acabamos de ver creo que es muy importante agregar que la cobranza es un elemento clave en el funcionamiento de una empresa en la medida en que garantiza que esta pueda seguir operando con normalidad. De nada serviría toda la inversión y el trabajo efectuado si las cuentas no se saldasen en tiempo y forma.
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